10 claves para liderar un proyecto tecnológico

¿Al frente de un equipo IT por primera vez? ¿O quizá tienes un nuevo proyecto entre manos que no sabes cómo atacar? Sea como sea, has llegado al lugar perfecto. En esta súper guía nuestra Project Lead Maria Allen nos cuenta, en 10 sencillos pasos, el camino que un líder de proyecto ha de seguir para llegar a un final feliz entre equipo y cliente (y dejarle con ganas de continuar a tu lado). Si estás preparado, ¡pasamos a la acción!

1. Vincula tu proyecto a las necesidades del negocio

La primera pregunta que debes hacerte a ti mismo es: ¿conoces realmente a tu cliente? Es fundamental saber cuál es su negocio principal, cómo está posicionado en el sector, cuáles son sus objetivos y cómo vas a lograr que los consigan, y quiénes son los contactos clave dentro de la organización (en otras palabras, saber quiénes toman las decisiones.)

Antes de iniciar cualquier proyecto, es necesario garantizar que conoces el cliente con el que vas a trabajar en profundidad. Identificar las líneas estratégicas de la empresa y los distintos departamentos, sus principales hitos (lanzamiento de productos, campañas, cambios organizativos…). Cuanto mejor conozcas a tus clientes, mejor podrás adaptar tus soluciones y más valor podrás aportar.

2. Define el alcance del proyecto

Es vital que el alcance del proyecto esté definido inicialmente para evitar cambios costosos más tarde. Para esto es clave preparar un briefing detallado del proyecto, enumerar y definir todos los requisitos, el diseño funcional y los casos de uso. Por supuesto, todo esto debe ser aprobado y consensuado con el cliente, para que todos los cambios no incluidos al inicio se puedan reflejar en los costes y tiempos del proyecto.

3. Elige el equipo adecuado 

Una vez que  tengas cerrado el alcance del proyecto y el deadline o fecha límite, ya podrás analizar cuáles y cuántos recursos serán necesarios para llevarlo a cabo. Ten en cuenta que tipo de conocimientos vas a necesitar, quiénes tienen experiencia en proyectos similares y la dimensión del proyecto antes de elegir al equipo que participará en él.

4. Define un plan de acción claro

Si te comprometes a una cosa, asegúrate que la puedes cumplir: esto es clave para construir relaciones de confianza con los clientes. Define, tanto para ti como para tu equipo, un enfoque paso a paso para llegar a cada objetivo del cliente. Así es posible tener a todo el equipo coordinado y te ayuda a definir deadlines y presentar a tu cliente un plano detallado para el éxito.

Una forma de estructurarlo es definir hitos semanales. Prepara un listado de todas las tareas que tenéis que realizar para completar el proyecto, define la prioridad y el tiempo estimado en horas de cada una, y luego analiza cuantas horas tenéis dedicadas del equipo por semana. De esta forma, podéis ir encajando las tareas en cada hito.

plan de accion

5. Haz un seguimiento constante

Siempre calendariza, desde el inicio del proyecto, las reuniones de seguimiento, tanto a nivel interno como a nivel de cliente. Nuestra recomendación es planificar lo siguiente:

  • Reuniones diarias de equipo:

Las reuniones diarias de 10 ó 15 minutos con el equipo involucrado en los proyectos de mayor dimensión es esencial para poner en común todas las tareas en que se está trabajando, desbloquear problemas y garantizar que se están cumpliendo los deadlines.

  • Seguimiento semanal con el cliente:

Planifica reuniones periódicas, para tener al cliente siempre al día de lo que estáis trabajando, de algún imprevisto/problema que pueda haber surgido o de la desviación en los deadlines. A estas reuniones deben asistir el Gestor del Proyecto y el responsable del equipo técnico del lado de la agencia, así como el responsable por parte del cliente.

  • Seguimiento mensual con el cliente:

A estas reuniones deben asistir, además de los responsables del proyecto,  los stakeholders: los tomadores de decisiones de ambas partes. En estas reuniones, la Agencia debe llevar el reporte de status del proyecto, presentar alguna propuesta estratégica de mejora y aprovechar para escalar algún problema que no se haya solucionado en las reuniones semanales.

Recuerda que debes posicionarte como un partner de valor para el cliente, ayudándole a desarrollar estrategias para llegar a los objetivos. En este punto, es súper importante que tengas claro las funciones y el departamento que está involucrado en cada uno de tus puntos de contacto, de forma que adaptes tu forma de trabajar a los objetivos o características de cada uno.

6. Define los KPI’s de cada proyecto

Es crucial definir KPI’s (Key Performance Indicators) en conjunto con el cliente al inicio de cada proyecto. Para establecer estas métricas, piensa en los objetivos de negocio del cliente y trasládalos al proyecto.  Estas métricas te van permitir saber cómo va el proyecto en relación a los objetivos marcados, asegurar el nivel de servicio, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.

Aprovecha las reuniones de seguimiento mensuales para compartir el estado de los KPI’s con el cliente: esto te ayudará a desarrollar una relación de confianza, a gestionar expectativas y apoyar los hechos con datos, en el caso que sea necesario.

Te ponemos algunos ejemplos:

  • Desarrollo de una aplicación web para una aseguradora: tiempos de carga, número de usuarios registrados, número de contratos generados.
  • Gestión de una campaña de Búsqueda para un ecommerce: número de visitas a la web, número de ventas generadas, entre otros.

7. Controla la calidad de tus proyectos

Para proyectos grandes de IT puede ser necesario definir un equipo de control de calidad. Este equipo debe ser responsable no sólo del testing, sino también de garantizar la calidad a varios niveles, como por ejemplo:

  • Herramientas y lenguaje de programación a utilizar
  • Metodologías de desarrollo de software escogidas
  • Testing
  • Simulación de datos
  • Scan de seguridad
  • Documentación del proyecto

El testing se debe realizar teniendo en cuenta los casos de uso pre-definidos que deben cubrir el máximo número de escenarios posible.

8. ¡Sé proactivo!

En lugar de esperar que te reporten algún problema o te pregunten por algún servicio o funcionalidad, anticípate y se proactivo. Revisa, prueba y analiza regularmente tus proyectos y piensa cómo se pueden mejorar. Piensa en los objetivos de negocio globales del cliente y cómo puede tu proyecto ayudar a alcanzarlos.

9. Analiza los factores de éxito post-lanzamiento

¡Los proyectos no acaban con su lanzamiento! Muchas tareas deberían seguir después, como la revisión de la performance. El objetivo de esta última es asegurarse que los objetivos del proyecto fueron cumplidos y debe realizarse cuando la implementación del proyecto esté terminada.

Así, para analizar el éxito de un  proyecto, deberemos tener en cuenta lo siguiente:

  • ¿El proyecto ha cumplido los deadlines?
  • ¿El proyecto ha mantenido el presupuesto inicial?
  • ¿El proyecto entregado tiene la calidad esperada?
  • ¿El retorno de la inversión es el previsto?
  • ¿Cuál es el nivel de satisfacción del equipo involucrado?

10. ¿Y si algo va mal?

Aquí la clave es ser transparente e informar el cliente cuanto antes. No te olvides de ser proactivo, como comentamos anteriormente: si tienes que comunicar un problema, lleva ya preparada una propuesta de solución, aunque sea provisional. Y, en el caso de que la relación con el cliente termine, prepara un plan de reconquista: analiza qué ha fallado, cuáles son los pain points (puntos de dolor) del cliente y cómo los puedes aliviar. Recuerda que si has construido una relación de confianza sólida con el cliente (siguiendo las recomendaciones anteriores) esto será mucho más fácil.

Los gestores de proyectos tenemos como responsabilidad definir las tareas necesarias para desarrollar un determinado proyecto y asegurarnos que se  llevan a cabo con la máxima calidad mientras se cumplen los deadlines, y esto no siempre es fácil. Esperamos que estos tips os ayuden a posicionar a vuestra empresa como un partner estratégico de vuestros clientes y a alcanzar su satisfacción y éxito. ¡Suerte en el camino!

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